Afgelopen week gaf ik een MT mee dat hun organisatie 40% van haar potentieel onbenut laat. Op zich best een heftige uitspraak die ik gelukkig kan staven op gedegen wetenschappelijk werk uit het Duitse taalgebied. Nu ken ik het primair proces van deze organisatie onvoldoende om hier voorbeelden te schetsen van het ‘onbenutte potentieel’.

Ik kies daarom een ander ‘willekeurig’ voorbeeld van onbenutte potentie: de renovatie van een honk- en softbalcomplex bij ons in de buurt.

De gemeente verraste de vereniging dat zij 150.000 euro mochten besteden aan het opknappen van het veld en andere benodigde voorzieningen. Tot voor kort kwam elke vereniging iedere twaalf jaar automatisch in beeld voor een opknapbeurt. Recent was deze maatregel aangescherpt: er moest ook een veiligheidsimpuls aan de orde zijn. De betreffende ambtenaar merkte op dat het veld iets afliep, en verklaarde voor de totaal verbaasde bestuursleden dat dat niet veilig was.

Hij verzocht de vereniging om een wensenlijstje en met behulp van de bond was dat zo gemaakt. De ambtenaar gunde de klus aan een commerciële organisatie die een grote reputatie heeft in het aanleggen en renoveren van voetbal- en hockeyvelden. Maar ja, een honkbalveld is wel wat anders: veel gravel, ronde velden, een werpersheuvel. Hier werd duidelijk te lichtzinnig over gedaan.

Door de renovatieperiode van april tot augustus vervielen alle thuiswedstrijden van de teams, en daarmee ook alle kantine-inkomsten, de belangrijkste omzet van iedere sportvereniging. Maar ja, dat mocht je niet op het wensenlijstje zetten.

De eerste onderaannemer kwam met grootmaterieel, groef het gravel af, en ploegde het land om. De hopen grond en gravel lagen verkeerd en met nieuw materieel werd alles weer opgeschoven waarna de volgende aannemer aan de beurt mocht. Het egaliseren van het veld en het inzaaien van het gras. Toen dat klaar was bedacht men dat de sleuven voor de beregeningsinstallatie nog niet gegraven waren.

Onze gepensioneerde voorzitter zette de koffie voor de werklui en volgde de werkzaamheden met stijgende verbazing vanaf het terras van de kantine. Zo zag hij dat het terrein weer werd geheeld, maar de volgende dag moesten de sleuven weer open want de dopjes van de beregening moesten er nog in. Voor de derde keer werd het terrein geheeld en kon het gras gaan groeien.

Ondertussen kwamen zes brede, getatoeëerde Haagse Harry’s een pad van grote betontegels aanleggen. De volgende dag moest het hele pad 65 cm opzij en een week later bleek de gps – na kalibratie – niet correct en moest het pad alsnog 6,5 cm worden verhoogd.

Het veld werd vervolgens geverticuteerd met grote machines, waardoor 80 meter beregeningsslang, dat niet diep genoeg lag, vervangen kon worden. De sleuven gingen weer open en het beregeningsteam kon weer aan de slag.

Uiteindelijk groeide het gras te lang en werd een maaibedrijf verzocht het veld voor het eerst te maaien. Dat is serieus werk, want vorig jaar – niet gelogen –maaide dit bedrijf het kunstgrasveld (!) van onze voetbalvereniging: het werd een borstelbaan, dus volkomen verruïneerd en moest – op kosten van de gemeenschap – volledig gerenoveerd worden. Deze man verscheen wel op het goede adres, maar zag – kwart over negen – dat ondanks het prachtige weer, het veld drijfnat was. De leidinggevende van het beregeningsteams had die ochtend vroeg het werk gecontroleerd en de beregening aangezet. De maaier werd al mopperend aan de koffie gezet, hij bedacht nog wat boodschapklusjes en gaf aan dat hij met de middag wel terug zou komen om zijn werk af te maken. Omstreeks het middaguur verscheen een tweede leidinggevende van het beregeningsteam die ook de installatie aanzette om het werk van de uitvoerders te controleren. Ik kan hier niet de reactie melden van de beste maaier, maar die laat zich raden.

Vergelijkbare verhalen zijn op te tekenen over het bouwen van de lichtmasten en het tunen van de lichtsterkte; het verplaatsen van de dug-outs, het bouwen van de hekken, het plaatsen van het gaas (te hoog waardoor de ballen er onder door schieten). Ook zag de voorzitter werkers tobben met klusjes die als je die samen doet een eitje zijn.

Een andere belangrijke speler in dit spel is de bond. Daar heb je jarenlang geen last van, maar als er dan toch sprake is van renovatie – over hun timing niets dan lof – dan komen ze plots met een enorme lijst van minuscuul gedetailleerde regels, geïntroduceerd onder het motto “veiligheid voor alles” – en daar kun je weinig op tegen hebben.

Al met al is het budget met 50% overschreden, en dat valt, gezien het aantal blunders, eigenlijk best mee. Je kunt ook zeggen, dat in het aannemen van dit werk blijkbaar al heel veel afstemmingskosten zijn opgenomen, waardoor het blijkbaar niet nodig is te investeren in het beter en vooral intelligenter afstemmen van werkprocessen. Ik ben bang dat dergelijke praktijken volkomen normaal zijn in heel veel organisaties in Nederland. Het is op veel te veel plaatsen nog volkomen gefragmenteerd en de betrokkenen worden niet aangesproken om ieders werk op elkaar af te stemmen. Kom op mensen, zo moeilijk is dat niet. We kunnen het werk veel beter organiseren en samen productiever functioneren. Gezien de aanstaande vergrijzing en teruglopende budgetten zullen we wel moeten. En dat is dan weer hoopvol.

 

Marcel van Marrewijk

Lees meer blogs op www.vanmarrewijk.nl